Как выделить бизнес процессы в организации Просто о сложном

Здравствуйте. Меня зовут Фархад Баширов. Более десяти лет я занимаюсь внедрением программных решений для организаций. Подробнее о программах
Данное видео посвящено бизнес-процессам. Это не простая тема и требует серьезного погружения в нее. Но я постарался описать четыре простых этапа, выполнив которые, можно выделить ключевые бизнес-процессы компании. Если описывать кратко, то бизнес-процессы — это последовательность действий, которые приводят к конкретному результату. Например, к рабочим процессам относится формирование кадрового приказа, заполнение шаблона договора, продажа товара, доставка заказа и прочее. Если процессы не структурировать, то работа всей организации носит хаотичный характер с лишними затратами времени и ошибками. Описывать бизнес-процессы нужно всем компаниям, вне зависимости от отрасли и размера организации. Есть четыре ключевых преимущества выделения процессов: • Во-первых, бизнес-процессы показывают распределение ролей и связей между ними. Проще говоря - кто и за что отвечает. • Во-вторых, бизнес-процессы помог найти слабые места, устранив которые можно повысить эффективность задачи. • В-третьих, бизнес-процессы показывают рутинные задачи, которые можно ускорить за счет автоматизации. • В-четвертых, прописанные бизнес-процессы обеспечивают преемственность. То есть новые сотрудники быстрее перенимают задачи и рабочие данные от прежних сотрудников. Итак, какие же пять простых шагов помогут выделить бизнес-процессы Вашей компании. Шаг 1. Опишите основные направления работ сотрудников, чем они ежедневно занимаются. Например, что делает бухгалтерия и отдел кадров? Какие задачи выполняются в приемной. Опишите все рутинные работы каждой структурной единицы. Обязательно оцените траты времени сотрудника на свои работы. После чего объедините логически связанные работы в группы процессов, такие как «кадровый учет», «договорной учет» и так далее. Например, группа процессов «договорной учет» может включать пять этапов: • Анализ поставщиков (если речь идет о «расходных договорах»); • Выбор поставщика; • Согласование договора и подписание; • Контроль исполнения и графика платежей. • Закрытие договора. Количество этапов зависит от того, насколько детально вы хотите их описать. В результате Вы получите таблицу с подробной информацией о том, кто из сотрудников выполняет определенный этап и сколько времени тратится на каждую задачу. Например, какие действия осуществляет сотрудник в рамках своего этапа. Например, юрист проверяет проект договора на соответствие законодательству три часа. Кадровик запрашивает определенный набор документов у кандидата при приеме на работу и на данный запрос проводится через отправку электронного письма за 10 минут. Не лишним будет указать какие инструменты применяются (ежедневник, электронная почта, Excel, Word). На втором шаге визуализируйте группы процессов с этапами в виде блок-схем с указанием связей, сотрудников и ролей. Шаг 2. Визуализируйте группы процессов в виде блок схем. Блок-схема должна включать информацию о последовательности действий (например, перед подписанием идет согласование договора). Шаг 3 включает поиск «слабых мест» в вашей схеме процессов. Проведите простой опрос сотрудников из трех вопросов: • Где чаще возникают временные задержки? • Где чаще возникают ошибки? • От кого приходится постоянно получать определенную информацию, что делает зависимым одного сотрудника от другого? Например, если на согласование договоров уходит много времени, то данный процесс необходимо оптимизировать и по возможности автоматизировать. Даже визуальный анализ блок-схемы процессов может показать, в каком месте сложные связи и избыточные дублирующие процессы. На четвертом финальном шаге определите список рутинных дел, которые можно автоматизировать Например, в договорном учете нужно отказаться от хранения файлов на разных компьютерах сотрудников и хранить файлы в едином электронной базе договоров с многопользовательским доступом по сети. В кадровом учете можно перестань формировать и хранить кадровые приказы в файлах word и excel, и начать использовать программы для кадрового учета для создания кадровых приказов за любой период времени и ведении журнала приказов. Подведем итог. Выделение бизнес-процессов — это не бюрократия и не «дань модным трендам», это способ сделать работу сотрудников более регламентированной, что в свою очередь повысит эффективность всей компании. Начните с малого, тестируйте изменения и постепенно улучшайте бизнес-модель своей организации. Недостаточно один раз выделить процессы и не возвращаться к этому. Постоянные изменения конкурентной среды и появления новых технологий (в виде онлайн сервисов или прикладного программного обеспечения) требуют пересматривать бизнес-модели компаний, выделяя новые бизнес-процессы и устраняя некоторые избыточные бизнес-процессы. Подробнее о программах "РП-Интеграция"