Про стандарт та основні реквізити документів

Уже кілька років ми оформлюємо документи відповідно до вимог Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти, затвердженої наказом № 676. від 2018 року. Але з 1 вересня 2021 року діють нові вимоги, адже набув чинності новий національний стандарт. На жаль події 2022 року багатьом не залишили часу розбиратися з новими вимогами до діловодства. І сьогодні я хочу зупинитися на деяких особливостях нового стандарту Взагалі-то ДСТУ 2020 року встановлює: ● склад реквізитів документів; ● вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах; ● вимоги до бланків та оформлення документів; ● вимоги до виготовлення документів. Стандарт визначає 32 реквізити, які треба правильно розміщати на документах. З-поміж них є сім обов’язкових, що надають документу юридичної сили та доказовості. Всі інші мають рекомендаційний характер. От про основні сім ми сьогодні і поговоримо детальніше. Але спочатку — кілька загальних настанов. Стандарт передбачає два варіанти розміщення реквізитів на документі: кутовий — коли постійні реквізити розміщують у лівому верхньому куті аркуша — кутовий бланк; поздовжній — коли постійні реквізити розміщують уздовж верхньої частини аркуша , це варіант більш знайомий. Кутовий варіант використовується для листів та внутрішніх документів, які мають змінні реквізити. В документах використовується гарнітура Times New Roman Ну а тепер розберемо, які вимоги є до оформлення кожного окремого реквізиту. «Найменування юридичної особи» друкуємо ВЕЛИКИМИ літерами, можливо напівжирним прямим шрифтом; назва повністю як в установчих документах. Якщо мова йде про документ відокремленого підрозділу, то нижче повинні бути слова «відокремлений підрозділ» («філія», «представництво») та вказувати на належність до юридичної особи, яка створила підрозділ. «Назва виду документа». Єдиний документ, де її не повинно бути це лист. На всіх інших документах, під назвою юридичної особи друкується вид документа - наказ, рішення, протокол, акт, довідка, доповідна записка. Ці слова друкуються посередині ВЕЛИКИМИ літерами, можна напівжирним прямим шрифтом чи навіть розрідженим шрифтом 14—16 кегль. Третій реквізит - дати в документах. Стандарт розрізняє терміни «дата документа» і «дата в документі». Дата документа це дата підписання або складення документа Дата в документі це дата певної події, нормативного акту, про які є згадка в документі. «Дата документа» — це реквізит, для якого стандарт визначає чіткі вимоги: цифровим способом, арабськими цифрами в один рядок: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць проставляйте двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапка вкінці не ставиться - 07.10.2025 Для іноземних партнерів послідовність дати навпаки – 2025.10.07 Для дати в документі, окрім цифрового, можна використовувати й словесно-цифровий спосіб: 07 жовтня 2025р. Саме цей спосіб рекомендований у документах фінансового характеру із зрозумілих причин. Далі важливий реквізит «Реєстраційний індекс». Він складається з порядкового номеру документа в межах групи документів, що реєструють та індексу, які відокремлюються правобічною похилою рискою: Чи додавати індекси та які саме, заклад вирішує самостійно. Але! Я рекомендую: в якості індексу використовувати номер справи за номенклатурою справ і порядковий номер документа в справі. У якій послідовності писати складові частини реєстраційного індексу, залежить від того, який документ реєструєте, — вхідний чи той, який створили в закладі, наприклад, 123/01-10 для вихідного документа та 01-10/123 для вхідного. Де розташовувати реєстраційний індекс, залежить від виду бланка та виду документа. Наступний реквізит «Місце складення документа» зазначається на всіх документах, окрім листів та вказується на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа». Зверніть увагу, що буква «м.» перед назвою міста не ставиться тільки перед назвою столиці. Наступне. «Заголовок до тексту документа»: Заголовок має точно передавати зміст тексту та відповідати на запитання «про що?», «чого?», «кого?»: • Наказ (про що?) про надання відпустки; • Лист (про що?) про організацію конференції; • Протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; • Посадова інструкція (кого?) керівника гуртка. Заголовок оформлюється у спеціально відведеному місці на бланку та може друкуватися напівжирним прямим шрифтом; Ви будете сміятися, але навіть довжина рядка заголовку стандартизована – не більше 73 мм (28 друкованих знаків). Це все здається дивним і навіть неважливим, але зважаючи на можливості деяких працівників, якщо хочете щось розуміти в своїх документах, краще подбати про правила їх офомлення. І не забутьте, крапка в кінці заголовка не ставиться. Далі - «Текст документа»подається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, державною мовою, з дотриманням рекомендованих міжрядкових інтервалів: на А4 — 1—1,5 інтервали; на А5 — 1 інтервал.